Copilot greifbar machen — mit Shadowings, Communities und gezieltem Enablement

Hoffmann Neopac ist ein international tätiger Verpackungshersteller mit Hauptsitz in Oberdiessbach. Das Unternehmen steht für Innovation, Qualität und Nachhaltigkeit — auch in der digitalen Transformation. Nach einer ersten, wenig erfolgreichen Testphase mit Microsoft Copilot entschied sich Neopac für einen zweiten, strukturierten Pilotversuch. Ziel war es, Copilot nicht nur zu testen, sondern erlebbar zu machen mit Fokus auf Akzeptanz, greifbaren Use Cases und messbarem Mehrwert.

Von der Theorie zur produktiven Nutzung — Copilot als Mehrwert etablieren

Die erste Copilot-Testphase lieferte wertvolle Erkenntnisse und zeigte, wo noch Potenzial für eine stärkere Verankerung bestand. Rückmeldungen wiesen darauf hin, dass zusätzliche Orientierung und konkretere Beispiele hilfreich wären. Genau hier setzte die neue Pilotphase an.

Die Ziele waren klar definiert: Copilot sollte erlebbar werden, durch praxisnahe, individuelle Begleitung. Gleichzeitig galt es, die Akzeptanz zu steigern, indem Aha-Momente und konkrete Erfolgserlebnisse geschaffen wurden. Auch produktive Use Cases mussten etabliert werden, zugeschnitten auf Rollen, Aufgaben und Tools. Darüber hinaus stand die Förderung einer Lernkultur im Fokus, unterstützt durch Communities, Austausch und kontinuierliches Feedback. Schliesslich sollte die Nachhaltigkeit gesichert werden, mit Ambassadoren, klaren Kommunikationskanälen und passenden Follow-up-Formaten.

Pilotphase mit Communities, Schulungen und 1:1-Shadowings

Über drei Monate hinweg wurden rund zwanzig Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen wie Einkauf, Verkauf, HR, Marketing und Produktion begleitet. Kern der Pilotphase war die Kombination aus Communities, gezielten Schulungen und individuellen 1:1-Shadowings.

In den Communities tauschten sich die Teilnehmenden regelmässig aus, lernten voneinander und lösten Aufgaben gemeinsam — hybrid und flexibel, damit alle auf ihrem Level Fortschritte erzielen konnten. Ergänzt wurde dies durch praxisnahe Schulungen zu den wichtigsten Tools, die Orientierung boten und den Einstieg erleichterten.

Den grössten Unterschied machten jedoch die Shadowings: In persönlichen Sessions konnten Arbeitsweisen und Herausforderungen individuell betrachtet und konkrete Copilot-Anwendungsfälle entwickelt werden, die direkt im Alltag Wirkung zeigten. Unterstützt wurde das Ganze durch ein Ambassadoren-Modell und klare Kommunikationskanäle, die schnellen Wissenstransfer und laufenden Austausch sicherstellten.

Individuelle Begleitung als Game-Changer

Die 1:1-Shadowings waren der entscheidende Hebel: Copilot wurde direkt im Rollen-Kontext erlebbar und lieferte sofort nutzbare Use Cases. Excel-Analysen dauerten Minuten statt Stunden, PowerPoint erstellte Präsentationen automatisch aus Word-Inhalten, ins Corporate Design übertragen und übersetzt. Outlook und Teams wurden effizienter: E-Mails klarer, Threads zusammengefasst, Notizen und To-dos automatisch erstellt. Loop und OneNote stärkten die Zusammenarbeit. Dashboards und Agents standardisierten Analysepfade – von Marktanalysen bis Lieferantenvergleichen. Selbst komplexe Aufgaben wie Wettbewerbsanalysen liefen schneller und transparenter. Wirkungsmessung: hohe Zufriedenheit, klarer Mehrwert, zahlreiche neue Anwendungsfälle.