Showcase: BAND

Client

Verbindung von Mensch und Arbeit

Mit rund 800 Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten gehört die privatwirtschaftlich organisierte BAND zu den grössten Anbietern von Eingliederungsmassnahmen im Kanton Bern. Seit über 75 Jahren setzt sich die BAND dafür ein, Menschen mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen nachhaltig in die Arbeitswelt zu integrieren. Aufgrund ihrer langjährigen Erfahrung und ihrer ausgewiesenen Kompetenz, die Möglichkeiten von Menschen mit Beeinträchtigungen und die Bedürfnisse von Kundinnen und Kunden zu vereinen, konnte die BAND die Invalidenversicherung als Partnerin gewinnen. Heute präsentiert sich die BAND als vielschichtiger, leistungsstarker Betrieb, der in unterschiedlichsten Bereichen der Industrie, des Gewerbes und des Dienstleistungssektors tätig ist und über ein eigenes Ausbildungs- und Integrationszentrum verfügt.

Objectives

Eine neue Ära des digitalen Arbeitens

Die BAND stand unter einem gewissen Modernisierungsdruck. Um ihren eigenen Ansprüchen in puncto Effizienz, Arbeitskultur und Ressourcenschonung gerecht zu werden, beschloss sie, die digitale Arbeits­umgebung komplett zu überholen und die Arbeitsorganisation entsprechend anzupassen. Auf der technologischen Ebene sollte der Modernisierungsschritt durch die Einführung des neuen digitalen Arbeitsplatzes auf der Basis von M365 vollzogen werden. Das Konzept sah eine M365-Cloud-Strategie mit einem Modern Workspace Client, einer vollständigen Migration der Daten nach Microsoft Teams und der Implementierung neuester Security-Mechanismen vor. Zur Erreichung einer optimalen User Adoption sollten die Veränderungen, die dieser Technologiewandel in Bezug auf Arbeitsorganisation und Work Culture mit sich bringt, proaktiv und fortschrittlich begleitet werden. Deshalb wurde unter anderem der Aufbau einer enthusiastischen Adoption-Community gefördert und die Durchführung von massgeschneiderten Veranstaltungen und Schulungen geplant. Damit sollte sichergestellt werden, dass das grosse technologische Potenzial des M365-basierten Arbeitsplatzes möglichst rasch und nachhaltig einen positiven Impact auf die Effizienz und die Zufriedenheit der BAND-Mitarbeitenden entwickelt.

Project

Ein abgestimmtes Team auf Augenhöhe

Aufgrund der komplexen Problemstellung wurde ein agiles Projektvorgehen mit kurzen Iterationen gewählt und ein eng zusammenarbeitendes BAND/Epic Fusion-Projektteam aufgebaut. Zunächst, in der sogenannten Readiness-Phase, wurden umfangreiche Infrastrukturarbeiten zur Erstellung des technischen Fundamentes für den Wandel durchgeführt. Nach der Implementation der Windows11-Arbeitsplätze und der Erarbeitung individualisierter Sicherheits- und Governance-Konzepte startete die Transformation-Phase. Diese zielt darauf ab, die neuen technologischen Möglichkeiten optimal auf die Mitarbeitenden abzustimmen und für sie nutzbar zu machen. Beginnend mit einer Pilotgruppe wurde der Kreis der in den Transformationsprozess involvierten Mitarbeitenden stetig und organisch vergrössert. Parallel dazu wurden die User im Rahmen von Coaching-Massnahmen wie Floorwalking und Webinaren individuell und niederschwellig in ihrem Adaptionsprozess begleitet. Damit konnte nicht nur die reibungslose Umstellung auf die leistungsfähige M365-Arbeitsumgebung sichergestellt werden: Es gelang auch, Begeisterung für eine neue, dynamischere Arbeitskultur zu schaffen, in welcher Mitarbeitende selbständig weitere Prozessoptimierungen initiieren.

Solution

From Zero to Copilot AI within 1 Year

Vor der digitalen Transformation lief die interne Kommunikation der BAND standardmässig über E-Mails und Papierausdrucke. Jetzt stehen die BAND-Workspaces an der digitalen Spitze. So war die BAND dank der erfolgreichen Einführung des Microsoft Modern Workplace in der Lage, bei der Veröffentlichung von Microsoft Copilot aus dem Stand ein Versuchsprojekt zu lancieren. Die effiziente Nutzung von Künstlicher Intelligenz ist nur einer der vielen Fortschritte, welche die neue, topmoderne M365-Arbeitsumgebung bietet. Der Erfolg des Projektes beruht auf zwei Faktoren. Zum einen wurde die M365-Infrastruktur nicht nur mit einer stringenten Methodik und unter Einhaltung höchster Qualitätsstandards implementiert, sondern auch maximal auf die spezifischen Bedürfnisse der BAND-Mitarbeitenden abgestimmt. Zum anderen mass Epic Fusion der arbeitspsychologischen Bedeutung des Transformationsprozesses grösste Bedeutung zu, weswegen sie umfangreiche Massnahmen zur Erzielung der bestmöglichen User Adoption traf. Die Kombination dieser beiden Faktoren führte zu einer raschen, schlanken und userfreundlichen Umsetzung des Projekts. Dank der Transformation ihrer digitalen Arbeitsumgebung durch Epic Fusion verfügt die BAND heute sowohl über hocheffiziente M365 Modern Workplaces wie auch über eine adaptierte Work Culture, die zukünftige Optimierungs- und Modernisierungsschritte begünstigt.